Wie schreibe ich eine E-Mail
Jeder nutzt E-Mail. Ist doch auch kinderleicht, oder? Ja, es ist kinderleicht - und täglich frage ich mich, warum die meisten Internetbenutzer es nicht verstanden haben.Die meisten Fehler und nervigsten Dinge in E-Mails:
- Ein Betreff sollte in einem kurzen Satz zusammenfassen um was es im Inhalt der Mail geht:
Richtig: "Abendplanung für Samstag"
Falsch: "Treffen" - Bitte beim Betreff bleiben und beim Antworten auf keinen Fall den Betreff zu etwas völlig anderem ändern. Ein neues Thema bedeutet auch eine neue Mail. Viele Mailprogramme und vor allem auch Mailinglistenprogramme sortieren die E-Mails nach Threads bzw. Diskussionen. Das funktioniert aber nur dann, wenn man diese Regel beachtet.
Viele Menschen denken sich, wenn sie auf eine vorhandene E-Mail antworten und Text und Betreff ändern, so würden sie eine neue Mail schreiben. Das ist nicht richtig. Die E-Mail verweist auf die E-Mail auf die geantwortet wurde und wird von den entsprechenden Mailprogrammen entsprechend falsch einsortiert. Mailprogramme die immer die aktuellste Mail oben anzeigen, statt nach Threads zu sortieren stört das nicht weiter. Aber allen anderen kann man damit das Leben ganz schön schwer machen.
Richtig:
Hier existiert ein Diskussionsstrang mit Nachrichten, die alle zum selben Thema gehören.
Falsch:
Hier existiert ein Diskussionsstrang in dem 3 völlig verschiedene Themen diskutiert werden. In diesem Falle haben uns die Autoren wenigsten den Gefallen getan den Betreff entsprechend abzuändern. Wäre das nicht der Fall gewesen, wäre es hier nicht ersichtlich, dass da irgendwo zwischendrin noch andere Themen diskutiert wurden. Am besten tut man beides nicht und schreibt eine wirklich Mail wenn man ein neues Thema anfängt.
- Eine nervige Eigenschaft von diversen Mail Programmen ist, dass sie den Betreff mit der Zeit verunstalten. Es ist wirklich keine Schande das entsprechend von Hand zu korrigieren, wenn man ein solches Mailproblemprogramm benutzt.
Richtig: "RE: Abendplanung für Samstag"
Richtig: "FW: Abendplanung für Samstag"
Falsch: "RE: AW: RE: RE: AW: FW: Abendplanung für Samstag"
- Quoting, oder das Zitieren des Vorgängers. Und nein, man lässt nicht einfach die ganze Mail dran hängen. Das Ganze hat den Vorteil, dass man nicht alle Mails lesen muss um den Zusammenhang zu verstehen. Und es beugt Missverständnissen vor. Ein netter Nebeneffekt davon ist, dass die Mails um ein vielfaches kleiner bleiben und dann viel mehr davon in die Mailbox passen. Nachteil: Es ist etwas Handarbeit nötig um die Mail in das entsprechende Format zu bringen.
Falsch:
Hallo Fnord,
ja, ich will mit.
Oh, danke für die Erinnerung.
Gruß, Dude
-----Original Message-----
From: fnord@example.com
Sent: Dienstag, 25. November 2008 10:26
To: dude@otherexample.com
Subject: Re: Biken am Dienstag
Hallo Dude,
Hast du Lust am Dienstag mit biken zu gehen?
Ich wollte die übrigens auch noch sagen, dass ich deine Unterlagen bekommen habe. Und Sakia hat Geburtstag, bitte nicht vergessen!
Gruß, Fnord
Richtig:
Hallo Fnord
> hast du Lust am Dienstag mit biken zu gehen?
ja, ich will mit.
> Und Saskia hat Geburtstag, bitte nicht vergessen!
Oh, danke für die Erinnerung.
Viele Grüße,
Dude
- Zeilenlänge. Wie wir grade gesehen haben werden E-Mail Zitate mit "> " eingeleitet. Da es nicht all zu viel Spaß macht diese Arbeit bei längeren Zitaten von Hand zu erledigen, wird diese Arbeit von vielen Mailprogrammen übernommen. Da die künstliche Intelligenz aber noch nicht weit genug entwickelt ist, geht das Programm nach einem ganz einfachem Schema vor. Jede neue Zeile bekommt ein "> " davor. Damit das funktioniert, müssen wir aber auch neue Zeilen haben und nicht die ganze E-Mail in einem Fort schreiben. Klevere E-Mail Programme setzen automatisch einen Zeilenumbruch nach max. 72 Zeichen. Doofe E-Mail Programme tun das nicht. Beim Zitieren sieht das dann so wie im falschen Beispiel unten. Die Zeilenumbrüche stimmen nicht, Das Programm setzt die Zitatzeichen unpassend und es entsteht ein sogenannter Kamm. Somit zwingt man den Mailempfänger beim Antworten dieses Textchaos von Hand zu korrigieren. <ironie>Die meisten Menschen lieben sowas...</ironie>
Richtig:
Hallo Lorelei,
Lorelei schrieb:
> Lorem ipsum eum atqui malorum inermis et, facete quodsi
> reprehendunt an sit. An quem moderatius has, ex sed
> congue quando quaestio. Ne fabellas incorrupte mea.
> eam integre volutpat omittantur an, duo quot illum reprimique
> ne. Qui eu viris persius rationibus, utinam eleifend consectetuer
> ius an, id accusam
Gubergren has. Etiam nihil salutandi his ex, eos posse falli
sadipscing id. Prima ocurreret corrumpit ex sea, ea eos
elaboraret honestatis conclusionemque, no duo nonumy
vivendum concludaturque.
Gruß Glubern
Falsch:
Hallo Lorelei,
> Lorem ipsum eum atqui malorum inermis et, facete quodsi reprehendunt an sit. An quem moderatius has, ex sed congue quando quaestio. Ne fabellas incorrupte mea.
> eam integre volutpat omittantur an, duo quot illum reprimique ne. Qui eu viris persius rationibus, utinam eleifend consectetuer ius an, id accusam
Gubergren has. Etiam nihil salutandi his ex, eos posse falli sadipscing id. Prima ocurreret corrumpit ex sea, ea eos elaboraret honestatis conclusionemque, no duo nonumy vivendum concludaturque.
Gruß Glubern
- Mailformate. Es gibt inzwischen einige davon. Text, HTML, RTF. Ich habe aufgehört zu versuchen Leute dazu zu überreden Mails doch bitte im Text Format zu verschicken. Inzwischen ist mir das Format egal. Aber bitte lasst Grafiken, "Briefpapier", lustige Smilybildchen, Tabellen oder ähnliches weg. Es zerstört die E-Mail, wenn es das Empfängerprogramm nicht genau so anzeigen kann.
- Anhänge. Ich bevorzuge Formate, die ich auch öffnen kann. Wenn dir nicht bewusst ist, was für Programme ich habe und benutze, so schicke mir bitte nur Anhänge die ich ganz sicher ohne teure Investitionen öffnen kann. Jegliche Microsoft Office Formate lassen sich z.B. auch ins PDF Format konvertieren. Um das anzuschauen braucht man lediglich den Adobe PDF Reader, den es kostenfrei und für alle Plattformen gibt. Eine seltsame Unart, die sich immer weiter einzuschleichen scheint ist es, Bilder in ein Word Dokument zu kopieren und dann zu verschicken. Bitte (mit Kirsche oben drauf), lasst den Mist! Man kann Bilder auch einfach so anhängen. Und wenn sie zu groß sind, dann macht sie bitte mit einem Bildbearbeitungsprogramm kleiner. (Nein, Ms Word ist kein Bildbearbeitungsprogramm!). Das selbe gilt übrigens auch für mp3s in PowerPoint und Flashanimationen in Excel. d'oh.
- Die liebe Signatur. Ich weiß, dass viele Menschen zu langen, unleserlichen, hässlichen Signaturen mit völlig unwirksamen Disclaimern gezwungen werden. Aber trotzdem - einen Gefallen könnt ihr der Welt tun - das Signaturtrennzeichen richtig setzen. Er besteht aus zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen. Nicht mehr und nicht weniger. Daran erkennen unzählige Mailprogramme, dass sich alles darunter um eine Signatur handelt. Weiter sollte die optimale Signatur maximal 4 Zeilen und pro Zeile unter 72 Zeichen benötigen.
Richtig:
Falsch:
- Ich bin jedem sehr dankbar, der in der Lage ist GPG/PGP auf seinem Computer einzurichten und zu benutzen. Denn es gibt nichts schöneres als ein Mailprogramm, welches mir versichert, dass der Absender der E-Mail wirklich stimmt. Im übrigen kommt man damit relativ zuverlässig durch die Spamfilter dieser Welt.
Richtig:
So, das ist also der 1001te Artikel zum Thema E-Mail schreiben. Ich hoffe, dass ich damit einige Leute erreiche und sich der ein oder andere daran orientiert und seinen Mailstil verbessert. Es ist sehr schade, dass E-Mail immer mehr als Chat-Medium gesehen wird und keinerlei Wert auf korrekte Textgestaltung gelegt wird. Eine gut aufgebaute und geschriebe E-Mail liest sich nicht wie ein Fresszettel, sondern wie ein schöner Brief. Und wer bekommt nicht gerne solche Post?
Wer mich jetzt für verrückt hält oder sogar noch mehr zum Thema Mail wissen möchte, dem sei das durchaus amüsante RFC 1855 ans Herz gelegt. Einen weiteren Blick ist auf jeden Fall auch die Usenet FAQ wert.
Ach ja - Michael Stapelberg ist einer ganz ähnlichen Meinung.
